(managementfile – Sales) - Tidak dapat dipungkiri lagi, tim sales merupakan tulang punggung atau denyut nadi dalam sebuah bisnis. Mereka adalah ujung tombak yang mencetak profit, yang menentukan hidup matinya perusahaan. Untuk itu sales force dalam sebuah perusahaan merupakan asset penting yang harus dikelola dan dikembangkan dengan serius.

Mendorong agar tim sales kita bisa selalu mencapai target yang kita harapkan bukanlah perkara mudah. Terlalu memaksakan pendekatan target secara otoriter akan membuat mereka cepat merasa ‘burn out’ sehingga tidak tertarik lagi berada di bawah kepemimpinan kita. Sementara itu, pendekatan yang terlalu memahami dan memotivasi, kadang dianggap terlalu ‘lembek’ sehingga memberikan ’excuse’ terhadap rendahnya pencapaiannya selama ini.

Tentu saja seorang Sales Manager harus bisa mengembangkan seni memadukan kemampuan pendekatan yang otoriter, coaching dan motivasi, sehingga staf merasa dibantu dan pada saat bersamaan didorong untuk mencapai target yang sudah ditentukan. Harus selalu diingat bahwa peranan seorang sales leader bukan hanya menuntut, tapi menuntun tim nya untuk mencapai sukses bersama.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menunjang keberhasilan tim penjualan

1. Menentukan KPI
Berbicara mengenai sales tidak akan pernah lepas dari yang namanya target… sky is the limit…. Ayo capai target setinggi-tingginya !!!....demikian slogan yang sering terdengar untuk menyemangati team sales dalam mencapai target. Untuk mencapai itu, KPI (Key Performance Indicator) dibuat sedemikian rupa, untuk merumuskan target yang harus dicapai, serta imbal hasil atau incentive, bonus yang akan diberikan jika berhasil mencapai target tersebut. Ada KPI yang membuat semangat tapi ada juga KPI yang membuat patah semangat. Untuk itu KPI perlu direview secara bijaksana, dengan memperhatikan dua sisi, bukan hanya kepentingan perusahaan tapi juga dari sisi sales person. Akan lebih bijaksana jika kita melakukan benchmark dengan competitor kita untuk mendesain KPI yang paling tepat, efektif dan efisien.

KPI ini sebaiknya sekurang-kurang 4 elemen dan maksimum 8 elemen, agar didalam melakukan evaluasi kinerja dapat lebih fokus. Sistem KPI yang baik perlu memperhatikan 2 (dua) faktor yaitu pengukuran dengan melihat ”End Result” / hasil akhir seperti pencapaian penjualan, Pertumbuhan, atau rasio pencapaian penjualan, sedangkan yang kedua adalah melihat Proses kerja seperti : jumlah kunjungan, kunjungan efektif, unit per transaksi, frekuensi order, pengembangan pelanggan baru, rasio pelanggan aktif, volume per pelanggan, dsb. Karena dua faktor tadi sangat penting dalam keseimbangan serta kekuatan hasil akhir dan Proses.

2. Memotivasi tim penjualan
Seorang Sales Leader, bertanggungjawab untuk mengembangkan, melatih, memotivasi dan memberi inspirasi kepada orang-orang sales agar mereka dapat mencapai target sesuai yang diharapkan.

Sebagai pemimpin, Anda diharapkan dapat mengembangkan visi bersama dengan tim Anda. Visi ini yang akan menjadi acuan bagi setiap orang, apa yang menjadi tujuan mereka dalam bekerja, apa yang hendak dicapai. Untuk itu diperlukan adanya waktu untuk sharing, sehingga sales leader dapat mengenal masing-masing anggota timnya, apa yang mereka harapkan, keberhasilan apa yang sudah mereka dapatkan, apa kesulitan mereka dan bagaimana solusinya.

Langkah ini sangatlah penting karena membantu Anda untuk lebih mengerti kondisi dan situasi yang mereka hadapi dengan lebih baik dan dapat mengkomunikasikannya dan memotivasi mereka berdasarkan masukan dari mereka. Namun pada tahap ini dibutuhkan suatu keterbukaan komunikasi dalam lingkungan yang bebas dari tekanan(ancaman). Dengan demikian ketika anggota tim menyampaikan visi mereka dan tujuan mereka , tidak menjadi sebuah kritikan kepada Anda atau penghakiman dari Anda kepada mereka nantinya !

Sungguh penting bagi Anda untuk dapat bertemu satu persatu dari tim penjualan Anda paling sedikit sekali dalam sebulan. Anda harus menempatkan pertemuan tersebut menjadi suatu prioritas dan meyakinkan mereka mengikuti aturan dengan baik. Selama beberapa pertemuan, Anda harus mengingatkan kembali visi bersama yang telah ditetapkan sehingga setiap orang memperhatikannya dan mengikuti perkembangannya.

Dengan melakukannya, setiap individu dalam tim penjualan Anda akan secara teratur mengembangkannya, dan yang paling penting, Anda dapat secara konstan berhubungan dengan setiap individu tim penjualan Anda.

3. Membuat perencanaan dan mengatur aktifitas
Berdasarkan visi/tujuan yang sudah dipahami bersama, langkah selanjutnya adalah mengembangkan rencana sederhana dengan memperhitungkan kekuatan dan kelemahan. Tanyakan kepada anggota tim Anda apa yang menjadi pertimbangan kekuatan mereka. Kekuatan adalah sesuatu yang mereka dapat lakukan dengan baik dan menikmatinya. Jangan katakan pada mereka apa yang Anda pikirkan. Biarkan mereka mengevaluasi kekuatan mereka sendiri. Anda akan merasa terkejut karena Anda akan menemukan beberapa orang yang tidak yakin dengan kekuatannya(kemampuannya) ! Juga tanyakan kepada pribadi lepas pribadi apa yang menjadi kelemahan mereka. Sebuah kelemahan menjadi aspek atau hal yang menghambat pencapaian mereka kepada tujuan. Kelemahan harusnya dilihat sebagai kesempatan untuk mengembangkan diri, bukan menjadikannya sebagai sesuatu yang akan mengkritik atau menghakimi seseorang.

Seorang sales manager perlu membuat perencanaan yang ditentukan dengan ikatan waktu. Melakukan meeting harian, mingguan dan bulanan untuk membahas rencana kegiatan penjualan dan melakukan evaluasi secara rutin merupakan hal yang sangat penting. Setiap rencana yang telah dikembangkan harus memiliki kerangka waktu, dan hasil pencapaiannya juga ditentukan dengan batas waktu. Akan sangat baik jika memberikan penghargaan kepada anggota tim yang dapat mencapai hasil atau bahkan lebih, sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan.

4. Coaching

Coaching bertujuan untuk mengembangkan kompetensi bagi anggota yang berada di dalam kelompok kerjanya dengan memberikan kesempatan dan panduan serta support yang diperlukan oleh anggota tim dengan sebuah komitmen yang tetap terjaga.


Sebelum melakukan coaching dan counselling, ada beberapa hal perlu dipersiapkan:
- Mengetahui tingkat kinerja yang hendak dicapai
- Mengetahui tingkat kinerja saat ini dari anggota tim yang bersangkutan
- Mengenali potetial problem atau sumber-sumber masalah yang ada
- Mempersiapkan solusi atau alternatif
-

Coaching merupakan proses membimbing anggota tim dalam proses bagaimana pemimpin mengembangkan kesadaran diri anggota denagn melakukan tatap muka.


Tujuan coaching adalah
- Membantu anggota tim mengatasi kesulitan didalam melakukan tugas menjual atau mencapai
performance yang diiinginkan
- Meningkatkan keahlian, ketrampilan menjual
- Memberiakan wewenang tugas / kepercayaan yang lebih besar kepada anggota tim


Ada empat langkah melakukan coaching yang efektif :

1. Menjelaskan kepada anggota tim tentang standard kinerja yang hendak dicapai dan bandingkan dengan kinerja yang dicapai saat ini. Jika kinerja lebih buruk, berikan masukan secara netral tanpa bersikap menjatuhkan
2. Memberikan feedback. Jika kinerjanya tidak meningkat atau turun, tanyakan mengapa hal tersebut terjadi. Minta kepada anggota tim untuk menjelaskan hal – hal apa saja yang akan dilakukan secara spesifik untuk mencapai target yang ditentukan. Berikan feedback untuk perbaikan. ( feedback ), bila kinerjanya tidak meningkat ! Dapatkan pengakuan tentang kinerja buruknya disbanding standart kinerja yang seharusnya, tanyakan mengapa demikian ? Apakah anggota ( anak buah ) bisa melakukan ? Dan minta kepada anggota ( anak buah ) perubahan perilaku yang spesifik, berikan bantuan bila perlu.
3. Minta komitmen secara tertulis untuk melaksanakan feedback yang diberikan secara konsisten.
4. Jika kinerja tidak berubah, berikan bimbingan untuk menganalisa mengapa masih gagal, berikan pemahaman mengapa kinerjanya seperti itu. Perlu ambil tindakan untuk menghilangkan faktor yang mempengaruhi kinerja menjadi buruk


5. Memberi Teladan

Secara umum, pemimpin yang baik adalah pemimpin yang memberikan teladan kepada anggota timnya, tidak terkecuali dalam dunia sales. Jika Anda ingin dihargai dan diikuti oleh anggota tim Anda, maka Anda harus menjadi teladan bagi mereka. Jika Anda ingin tim yang disiplin, maka Andapun harus menunjukkan bahwa Anda seorang yang disiplin. Saya pernah mendengar cerita beberapa orang sales person yang merasa muak dengan perilaku atasan mereka yang hanya bisa menyuruh, menekan dan mengancam. Sementara mereka melihat pemimpin mereka sibuk bertelepon ria untuk urusan pribadi sambil tetertawa-tawa, sibuk memainkan blackberry nya, makan siang keluar dan kembali ke kantor tanpa waktu yang jelas.

Anda harus ingat bahwa keberhasilan tim yang Anda pimpin, dimulai dari keberhasilan Anda untuk mendapatkan kepercayaan dan dukungan dari mereka. Untuk itu, bangunlah kepercayaan tersebut melaui teladan dan integritas yang Anda tunjukkan.

Seperti yang dikatakan oleh Gayle Hamilton, Senior Director Pacific Gas & Electric :
Anda tidak dapat mengikuti seseorang yang tidak dipercaya, yang tidak benar-benar mempercayai apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya.

NS/RP/mgf